Caritas IT - zusammen digital

Sowohl die Server, als auch Applikationen sowie der Arbeitsplatz werden standardisiert.

Die Umstellungen werden nach und nach erfolgen. Dazu wird es in zwei Einrichtungen einen sogenannten "Proof of Concept" (PoC) geben, ein Pilotprojekt. Im Anschluss daran werden die Kunden nacheinander umgestellt. Die Kunden werden frühzeitig informiert, wenn sie an der Reihe sind.

Unser Anspruch ist, jede Einrichtung bei der Umstellung gut begleitet zu wissen. Dazu gehört, das betroffene User umfassend informiert und geschult werden. Zudem werden potenzielle technische Risiken durch Tests und Pilotumstellungen so klein wie möglich gehalten.

Konkrete Maßnahmen werden in Absprache mit jeder Einrichtung erarbeitet.  

Die einzelnen Veränderungen sind von den jeweiligen Einrichtungen, den gebuchten Artikeln und vom Alter der Hardware abhängig, die Sie aktuell nutzen. Nicht alles muss sofort ausgetauscht werden. Sicher ist aber, dass perspektivisch modernste und leistungsfähige Hardware an Ihrem Arbeitsplatz zum Einsatz kommen wird.

Die Caritas IT bietet nach dem Roll out der bestehenden Kunden (Zielzeitpunkt Q2 2025) ihre IT-Dienstleistungen allen Mitgliedseinrichtungen des Diözesan-Caritasverbandes an.

Mit dem System Freeze stellen wir sicher, dass während des Projektes keine längerfristigen Verträge mit IT-Dienstleistern geschlossen werden, die ggf. konträr zu den Entscheidungen im Projekt stehen. Hierbei handelt es sich z.B. um den Einkauf von Software Lizenzen, neue Verträge mit IT Dienstleistern zum Thema Cloud oder Rechenzentrums Betrieb. Im Zweifel können Sie sich an die Projektleitung wenden, um Fragestellungen rund um den Einkauf von IT-Dienstleistungen zu klären.

Aktuell werden verschiedene Softwarelösungen eingesetzt. Ziel ist aber ein deutlicher Ausbau der Effizienz. Es werden perspektivisch Kriterien der Standardisierung definiert und geklärt, welche Anwendungssoftware-Lösungen zukünftig zum Dienstleistungspaket gehören.

Den Artikel- und Servicekatalog ist sehr umfangreich. Sie finden ihn als Download auf dieser Website.

Kunden der Caritas-IT werden zukünftig eine Dienstleistung aus zwei Komponenten erhalten: 1. das notwendige Leistungspaket, um eine sichere, rechtskonforme und zukunftsoffene IT zu betreiben und 2. eine Auswahl aus verschiedenen Hardware-Komponenten. Das gemeinsame Leistungspaket finden Sie als Download auf dieser Website.

Zukünftig lautet die Konvetion für die E-Mail-Adressen vorname.nachname@domain.de

 "domain" meint z.B. @caritas-os.de. Die aktuellen E-Mail-Adressen werden nicht abgeschaltet; Mails, die dorthin adressiert sind, werden an die neuen Konten weitergeleitet.

Der Steuerungskreis hat verschiedene Kriterien festgelegt, die für die Reihenfolge des Rollouts bewertet werden. Wir werden Sie frühzeitig informieren, wenn Ihre Einrichtung in Frage kommt.

Ab dem 1. Juli 2025 wird die Telethematik-Infrastruktur für die Altenhilfe eingeführt. Sollen wir Verträge abschließen, um zum Zeitpunkt der Einführung Zugriff auf den Connector zu haben?

Auch hier gilt: Bitte schließen Sie keine Verträge ab. Wir informieren Sie frühzeitig, was zu tun ist.

Ihr Ansprechpartner zum Thema Telematik Infrastruktur ist Moritz Exner moritz.exner@caritas-os.de 

Bitte unternehmen Sie aktuell nichts, auch wenn zum Beispiel angekündigt wird, dass Windows auf Ihren Laptops nicht mehr unterstützt wird. Investieren Sie bitte nicht kurzfristig in neue Hardware oder Software

Wir prüfen im Vorfeld Ihre vorhandenen Endgeräte. Wenn diese geeignet sind in unser System eingebunden zu werden, müssen Sie keine neuen Geräte anschaffen. Allerdings werden auch Ihre bestehenden Geräte im Zuge der Umstellung komplett neu aufgesetzt.

Ein Arbeitsplatz wird durch das Endgerät, zum Beispiel ein Laptop, definiert. Einen Arbeitsplatz können sich verschiedene Mitarbeitende teilen. Jeder einzelne Mitarbeiter, der auf die IT zugreift, wird zukünftig als User geführt. Eine Anmeldung über eine Gruppe wird nicht mehr möglich sein. Es gibt also möglicherweise mehr User als IT-Arbeitsplätze.

Das IT-Leistungspaket umfasst nicht die Telefonie und nicht den Bereich Drucker-Management. Diese Bereiche werden wir erst in 2025 in Angriff nehmen. In den Einrichtungen, die wir zuvor umstellen, stellen wir zunächst den Status quo wieder her.

Die Berechnung der monatlichen Kosten besteht aus zwei Komponenten: die Kosten für den Regelbetrieb und die Kosten für das notwendige Hardwarepaket.

Die genauen Kosten hat Caritasdirektor Johannes Buß den IT-Kunden in seiner Email vom 12.September 2024 mitgeteilt.

Die Entwicklung eines zukunftsfähigen IT-Dienstleistungsangebotes des Caritasverbandes für die Diözese Osnabrück e.V: ist gestartet!

Ziele des anstehenden Prozesses und Zeitrahmen

Folgende Ziele haben wir uns gesetzt: 

• Die Server-Infrastruktur läuft stabil und sicher.
  Dafür werden wir die Rechenzentren, die wir bislang selbst betrieben haben, auflösen und zu einem etablierten Dienstleister outsourcen.
  Zielzeitpunkt: 3.Quartal 2024 

• Ablösung von Lotus Notes und Einführung von Microsoft 365.
  Zielzeitpunkt: 4.Quartal 2024

• Angebot eines konsolidierten Applikationsportfolios, um einerseits den fachlichen Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden, andererseits durch Konzentration auf wesentliche Applikationen den Service auf hohem Qualitätsniveau sicherzustellen. Dies wird in diesem Jahr erfolgen. Zielzeitpunkt: 2024

• Die Entwicklung eines transparenten und anforderungsgerechten IT-Servicekatalogs.
  Vor Ort bei Ihnen wird das mit einem transparenten Anforderungsmanagement einhergehen. Dies erfolgt stetig.

Um diese Ziele zu erreichen, werden wir einiges ändern.

Dienstleistungen werden zum Teil durch Dritte erbracht

Neben den genannten technischen Weichenstellungen gehört dazu auch eine Neuausrichtung unserer Dienstleistungsorganisation: Wir werden nicht mehr alle genannten Dienstleistungen selber erbringen, sondern mit externen Dienstleistern zusammenarbeiten. Das Management der Services, die Sie benötigen und die Sie erhalten, liegt bei uns. Die Leistungserbringung wird zu einem wesentlich größeren Teil als bisher durch Dritte erfolgen.

Caritas IT-Ausschuss und Ansprechpartner

Um diesen Prozess zu begleiten, haben wir einen Caritas IT-Ausschuss eingerichtet. Die Moderation übernimmt Herr Steffen Schneider (Opalis Consulting). Die Namen der weiteren Mitglieder und Zuständigkeiten finden Sie weiter unten im Pull Down "Allgemeines".

Wir werden Sie über den Verlauf des Prozesses regelmäßig informieren, damit Sie wissen, wann sich was verändert.

Ihre Ansprechpartner:

Wenn Sie Rückfragen dazu haben, wenden Sie sich bitte an den Leiter der Stabstelle Digitalisierung Dieter Müller (dieter.mueller@caritas-os.de).

Für Rückfragen, die den laufenden IT-Betrieb betreffen, bleibt alles so, wie Sie es kennen: Schicken Sie bitte eine mail an it-support@caritas-os.de.

• Strategische Grundausrichtung: 
  Wir als Verband streben eine serviceorientierte IT an. Wir gestalten unseren IT-Betrieb aktiv und richten unser Angebot an den Bedürfnissen unserer Kunden aus. Wir stehen für verlässliche Standards und aktive Kommunikation.

• Infrastruktur:
  Unsere Infrastrukturkomponenten sollen vereinheitlicht und stets auf dem aktuellen Stand sein (Sicherheit und Verfügbarkeit). Dabei setzen wir auf die Zusammenarbeit mit einem professionellen Dienstleister. Diese Leistungen sind Teil unseres Servicekataloges

• Applikationen: 
  Wir richten unser Applikationsportfolio an den Bedürfnissen unsere bestehenden Kunden aus und verfolgen dabei eine größtmögliche Standardisierung unserer Applikationen. Für die Bereitstellung notwendiger Fach-Applikationen arbeiten wir eng mit dem Anforderer und unserem Dienstleister zusammen. Die Bereitstellung von Applikationen ist Teil unseres Servicekatalogs.

• IT-Services: 
  Als serviceorientierte IT möchten wir unseren bestehenden Kunden einen bestmöglichen Service bieten. Für unsere potenziellen Kunden möchten wir ein attraktives Serviceangebot schaffen. Dabei setzten wir auf die Transparenz eines realistischen Servicekataloges sowie auf die professionelle Unterstützung eines Dienstleisters. Die Verrechenbarkeit unserer Leistungen soll gegeben sein.

• IT-Governance: 
  Mit unserer IT-Governance schaffen wir den Rahmen für eine zukunftsfähige IT. Wir orientieren uns an aktuellen Standards für IT-Betrieb, IT-Projekt und IT-Management. Deshalb machen wir Rahmenvorgaben und dokumentieren diese in Richtlinien. Operativ richten wir einen IT-Steuerungskreis unter Führung der IT ein und verankern diesen angemessen in der Organisation.

• Partner: 
  Wir legen Wert auf die strategische und langfristige Zusammenarbeit mit unseren Partnern. Wir bedienen uns gezielt der Expertise und des Know-hows (ITSM, IT-Betrieb, Sicherheit und regulatorische Vorgaben) eines starken Partners.

• IT-Mitarbeiter: 
  Wir legen Wert auf die Expertise, Erfahrung und Persönlichkeit unserer IT-Mitarbeiter. Wir werden unsere Mitarbeiter angemessen qualifizieren und wissen um den Wertbeitrag der IT für unsere Organisation.

• Anforderungen & Innovationen: 
  Wir wollen den Anforderungen und Wünschen unserer Kunden professionell begegnen. Deshalb etablieren wir ein IT-Steuerungskreis und einen standardisierten Anforderungsprozess unter Einbindung des Qualitätsmanagements des Verbandes.

• Auftraggeber: 
  Vorstand, mindestens ein Vertreter (Johannes Buß / Stefanie Holle / Ansgar Bensmann)
• Moderation:
  Steffen Schneider
• IT-Organisation:
  Dieter Müller
• Altenhilfe:
  Stefanie Freimuth-Hunfeld, Marcus Drees
• Regionalverband, Fachverband:
  Birgit Ottens / Herr Quaing
• Eingliederungshilfe (Behindertenhilfe / Sucht):
  Volker Vössing, Heinz-Bernd Mäsker
• Dienstleister:
  Group24, Christian Hornhues
• Kommunikation:
  Imke Pieper
• Finanzen:
  Matthias Schilling