Microsoft 365: Unsere neue digitale Arbeitsumgebung

In den kommenden Wochen machen wir gemeinsam einen großen Schritt in Richtung moderner, vernetzter Zusammenarbeit: Wir führen Microsoft 365 ein – mit Microsoft Teams, SharePoint und einem neuen Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Warum diese Veränderung?

Viele von uns arbeiten seit Jahren mit veralteter Technik - etwa Lotus Notes oder unübersichtlichen Fileservern. Dokumente liegen doppelt ab, sind schwer auffindbar oder werden per E-Mail hin- und hergeschickt. Das kostet Zeit, führt zu Missverständnissen und erschwert die Zusammenarbeit - besonders über Standorte hinweg.

Mit Microsoft 365 schaffen wir eine einheitliche, sichere und moderne Plattform, die uns im Alltag spürbar entlastet:

Microsoft Teams wird unser neuer Ort für Austausch, Zusammenarbeit und gemeinsame Dokumentbearbeitung.
SharePoint wird das neue Zuhause für strukturierte Dokumentenablage - klar, nachvollziehbar, zukunftssicher.
Und das DMS sorgt für Ordnung, Transparenz und rechtskonforme Archivierung.

Was bedeutet das für Sie?

Die Umstellung betrifft alle Einrichtungen des Diözesanverbands und der Regionalverbände. Schritt für Schritt übertragen wir die bestehenden Daten aus den bisherigen Laufwerken in die neue Umgebung.

Dafür brauchen wir Ihre Mithilfe: Bitte helfen Sie mit, Ihre Dateien aufzuräumen, damit die Datenmigration reibungslos funktioniert und nichts verloren geht.

Ihre Aufgaben:

Sichten Sie Ihre Dateien auf dem Desktop oder im Bereichslaufwerk.
Löschen Sie, was veraltet, doppelt oder nicht mehr relevant ist.
Strukturieren Sie Ordner übersichtlich, idealerweise in maximal drei Ebenen.
Vergeben Sie aussagekräftige Dateinamen (z. B. "Vertrag_Musterfirma_2022.pdf" statt "Scan_003.pdf").
Verschieben Sie wichtige Dokumente in das Bereichslaufwerk, wenn sie dort noch nicht liegen.

Keine Sorge: Ihre Daten werden nicht einfach gelöscht oder verschoben. Das Projektteam prüft die Strukturen gemeinsam mit Ihren Bereichsleitungen und IT-Ansprechpartner*innen und begleitet Sie durch die Umstellung.

Wann ist Ihre Einrichtung dran?

Einen Zeitplan für den Rollout finden Sie hier:

Wer steckt hinter dem Projekt?

Das Projektteam besteht aus Mitarbeitenden des Diözesanverbands, der Regionalverbände, der Firma addhucate sowie unserem IT-Partner group24. Gemeinsam mit Ihren Bereichsleitungen sorgen wir dafür, dass die Umstellung praxisnah, sicher und gut begleitet abläuft.

Außerdem wird ein Key-User-Netzwerk aufgebaut - Kolleginnen aus verschiedenen Bereichen, die als erste Ansprechpersonen und Multiplikatorinnen vor Ort zur Verfügung stehen.

Was Sie davon haben